Trang Chủ 4. Quan ly da kenh OTA Nguyên tắc cập nhật đơn 2 chiều từ OTA và GoHost

Nguyên tắc cập nhật đơn 2 chiều từ OTA và GoHost

Cập nhật lần cuối: Feb 24, 2026

NGUYÊN TẮC CẬP NHẬT ĐƠN 2 CHIỀU TỪ OTA VÀ GOHOST

Đơn từ OTA về GoHost: Cập nhật tự động

GoHost sẽ cập nhật đầy đủ các thông tin đặt phòng từ OTA bao gồm:

  • Thông tin phòng: Loại phòng, giờ đến, giờ đi, mã đặt phòng & thông tin khách.
    Về phân bổ phòng: Nếu bạn có loại phòng gộp, hệ thống sẽ phân bổ đơn đơn một cách ngẫu nhiên về các room unit mà bạn đang có. Trường hợp hệ thống chưa tìm được phương án sắp xếp tối ưu, đơn sẽ được đưa về mục chưa xếp phòng

  • Thông tin từ kênh: Kênh bán, OTA code, Phí hoa hồng, ngày đặt và tình trạng thanh toán.
    Mặc định tất cả các đơn từ OTA đổ về GoHost sẽ ở trạng thái thanh toán là "Chưa thanh toán". Để đổi trạng thái, bạn cần tạo ra một khoản thanh toán cho đơn phòng. Việc này sẽ báo hiệu cho hệ thống biết bạn đã nhận được tiền và hệ thống sẽ chuyển trạng thái sang đã thanh toán 1 phần hoặc toàn phần.
    Xem thêm về cách tạo thanh toán tại đây

  • Thông tin khách hàng: Tên, email, SDT, ghi chú đơn từ OTA.
    Về cơ bản OTA gửi các dữ liệu nào qua OTA, GoHost sẽ hiển thị đầy đủ tại mục thông tin khách hàng cho bạn.

  • Thông tin khách lưu trú: Mặc định sẽ có khách 1 là thông tin của người đặt phòng.
    Bạn có thể cập nhật thông tin khách lưu trú theo hướng dẫn tại đây

  • Thông tin dịch vụ: Trống.
    Nếu trong đơn hàng có yêu cầu, bạn cần tạo bổ sung tại đây.

  • Thông tin thanh toán: Chi tiết gồm Tiền phòng, phí hoa hồng, phương pháp thanh toán tiền phòng và tiền phòng phải thu từ khách hàng. Lưu ý:

    • Với các OTA thu hộ tiền khách hàng: Tiền phòng (công nợ OTA) là khoản đã trừ commission.
      Với các

    • Với các OTA thu tiền tại khách sạn: Tiền phòng (phải thu của khách) là khoản có bao gồm commission.

    • 1 số kênh sẽ không gửi thông tin commission qua API, vì vậy phần này sẽ để trống. VD agoda

Đơn từ GoHost lên OTA: Không cập nhật

Điều này nghĩa là mọi cập nhật của bạn với đơn phòng trên PMS như chỉnh sửa giá phòng, đổi phòng, đổi loại phòng....thông tin sẽ không cập nhật ngược trở lại OTA. Các điều chỉnh này chỉ phục vụ cho vận hành và theo dõi doanh thu nội bộ.

CẬP NHẬT THÔNG TIN KHI ĐƠN OTA CÓ ĐIỀU CHỈNH

Trường hợp cập nhật thông tin đơn phòng như số khách, ngày ở, giá tiền...: Cập nhật tự động

  • Nguyên tắc: Hệ thống sẽ tự động xoá thông tin cũ & ghi đè lại thông tin mới nhất cho đơn phòng. Bạn có thể xem lại các điều chỉnh này trong mục "Lịch sử" với người tạo là "Unknown". Cách kiểm tra lịch sử đặt phòng tại đây.

  • Lưu ý với Đơn đổi loại phòng: Tự động chuyển đơn về loại phòng gốc
    Như nguyên tắc đã đề cập ở phần 1, việc đổi ngày và loại phòng do cơ sở lưu trú thao tác là thông tin nội bộ chỉ diễn ra tại PMS. Trên OTA đơn phòng vẫn sẽ nằm ở loại phòng gốc mà khách đã đặt. Vì vậy khi đơn từ OTA có cập nhật -> Đơn phòng sẽ được chuyển về đúng loại phòng ban đầu.
    Trường hợp loại phòng bạn đầu đã kín chỗ, đơn sẽ được đưa về trạng thái "Chưa xếp phòng".     Bạn cần nắm được điều này để sắp xếp lại đơn phòng cho khách cho phù hợp.

Trường hợp Huỷ phòng từ OTA: tự động huỷ tuỳ thuộc vào trạng thái của Đặt phòng

  • Tự động huỷ với các đơn ở trạng thái "Đã đặt"

  • Không tự động huỷ với các đơn đã chuyển sang các trạng thái khác như đã nhận phòng, đã nhận phòng, đang giữ phòng hoặc khách không đến. Xem thêm chi tiết về huỷ phòng - nguyên tắc cập nhật tự đồng từ OTA tại đây

KHÁC BIỆT ĐƠN IMPORT & ĐƠN OTA ĐƯỢC TẠO SAU THỜI ĐIỂM KẾT NỐI

Airbnb, Booking, Expedia có nhức năng kéo các đơn tương lai (Pull future reservation), để kéo đơn có sẵn từ trước thời điểm kết nối về GoHost. Các đơn này được gọi là Import Booking.

Do vấn đề bảo mật và một số giới hạn từ OTA nên 1 số thông tin về khách hàng như email, số điện thoại và commission sẽ không được hiển thị như các đơn phòng phát sinh sau thời điểm kết nối.

Ưu điểm của Import Booking:

  • Kéo dữ liệu về tự động, bạn không cần nhập tay các đơn phòng đã có.

  • Tự động cập nhật lại tình trạng cho các đơn phòng OTA nếu có thay đổi diễn ra.

Nhược điểm của Import Booking.

  • 1 số dữ liệu như email, số điện thoại và commission sẽ không được hiển thị.

Bạn có thể nhận diện đơn Import Booking ở phần ghi chú hoặc thông tin thanh toán.

Nếu bạn cần hỗ trợ giải đáp các thông tin khác liên quan tới đơn phòng từ OTA, vui lòng liên hệ đội ngũ GoHost.