Xuất hoá đơn thuế qua Easy Invoice - P1. Khởi tạo tài khoản Easy Invoice
Nhằm hỗ trợ các cơ sở lưu trú thực hiện nghĩa vụ xuất hoá đơn VAT cho khách đặt phòng theo đúng quy định của cơ quan
thuế, GoHost đã tích hợp API với hệ thống Easy Invoice, giúp khách xuất hoá đơn trực tiếp ngay trên phần mềm GoHost.
Dữ liệu hoá đơn sẽ được truyền tự động sang Easy Invoice và phát hành hoá đơn điện tử theo đúng chuẩn của cơ quan
thuế.
Bài viết này hướng dẫn Phần 1 – Khởi tạo tài khoản Easy Invoice, bao gồm các điều kiện, hồ sơ và chi phí cần lưu ý.
1. Đối tượng có thể sử dụng Easy Invoice
Easy Invoice hỗ trợ cho cả hai nhóm cơ sở lưu trú:
- Cơ sở lưu trú đã đăng ký thành lập doanh nghiệp
- Cơ sở lưu trú đăng ký hoạt động theo hình thức hộ kinh doanh
2. Sản phẩm dịch vụ cần đăng ký
Đối với lĩnh vực lưu trú, khách hàng bắt buộc đăng ký sản phẩm “Hoá đơn máy tính tiền” để có thể xuất hoá đơn từ GoHost
sang Easy Invoice.
Ngoài ra, Easy Invoice còn cung cấp các sản phẩm hỗ trợ kê khai và quản lý thuế khác. Khách hàng có thể tham khảo thêm
tại:
https://easypos.vn/
3. Hồ sơ đăng ký cần chuẩn bị
Khách hàng cần chuẩn bị các thông tin và giấy tờ sau:
- Giấy phép đăng ký kinh doanh
- Mã số thuế
- CCCD của người đại diện
- Bản chụp từ bản gốc hoặc bản photo có sao y công chứng (không quá 6 tháng) đối với:
- Giấy phép đăng ký kinh doanh
- CCCD người đại diện
GoHost sẽ kết nối trực tiếp khách hàng với bộ phận phụ trách của Easy Invoice để hỗ trợ tạo tài khoản cho các cơ sở lưu
trú đang sử dụng GoHost.
4. Cấu trúc chi phí dịch vụ Easy Invoice
Khi đăng ký dịch vụ “Hoá đơn máy tính tiền”, khách hàng sẽ phát sinh các nhóm chi phí sau:
4.1. Chi phí bắt buộc
- Phí khởi tạo tài khoản
- Thu 1 lần duy nhất: 500.000đ. Áp dụng cho các gói dưới 5.000 hoá đơn
- Từ 5.000 hoá đơn trở lên: miễn phí khởi tạo
- Gói hoá đơn
- Mua theo nhu cầu sử dụng
- Đối với hộ kinh doanh, Easy Invoice có các gói combo phù hợp (xem mục 5.1)
4.2. Chi phí bổ sung – Chữ ký số
Để hoá đơn điện tử hợp lệ, khách hàng cần đăng ký chữ ký số. Easy Invoice cung cấp 2 hình thức:
Hình thức 1: USB Token
- Là thiết bị vật lý dùng để ký hoá đơn
- Quy trình:
- GoHost gửi dữ liệu hoá đơn sang Easy Invoice
- Hoá đơn được xuất ra ở trạng thái chờ
- Người giữ USB Token đăng nhập Easy Invoice, nhập mã để ký và phát hành hoá đơn
- Doanh nghiệp thường đã có USB Token khi làm hồ sơ thuế và có thể sử dụng lại. Với hộ kinh doanh có thể không cần USB
Token mà sử dụng HSM.
- Trường hợp doanh nghiệp mới thành lập và chưa có chữ ký số, Easy Invoice có thể cung cấp dịch vụ này
Hình thức 2: HSM
- Chức năng tương tự USB Token nhưng không phải thiết bị vật lý
- Hoá đơn được ký tự động ngay khi xuất từ GoHost
- Nguyên lý:
- Chữ ký số được lưu sẵn dưới dạng file mềm trong hệ thống Easy Invoice
- Hoá đơn từ GoHost truyền sang sẽ được ký và phát hành tự động
- Lợi ích:
- Tự động hoá hoàn toàn quy trình xuất hoá đơn
- Có thể lấy link tra cứu hoá đơn để chia sẻ cho khách lưu trú
- Chi phí tham khảo: 770.000đ/năm
5. Bảng chi phí tham khảo
5.1. Đối với hộ kinh doanh
Gói combo phổ biến: 900.000đ/năm bao gồm:
- Chứng thư số HSM sử dụng 1 năm
- 500 hoá đơn
Phí khởi tạo tài khoản: 500.000đ (thu lần đầu)
Mua thêm hoá đơn: Tham khảo bảng chi phí sau
Lưu ý: Hộ kinh doanh không bắt buộc phải sử dụng USB Token
Tổng chi phí tham khảo ban đầu: 1.400.000đ
5.2. Đối với doanh nghiệp
- Phí khởi tạo tài khoản:
- 500.000đ nếu mua gói dưới 5.000 hoá đơn
- Miễn phí nếu mua từ 5.000 hoá đơn trở lên
- Gói hoá đơn:
- Mua theo bảng giá của Easy Invoice
- Tham khảo tại: https://easypos.vn/
- Chữ ký số:
- Lựa chọn USB Token hoặc HSM với chi phí riêng
6. Liên kết Easy Invoice với GoHost
Sau khi tạo tài khoản Easy Invoice thành công, khách hàng sẽ được cấp API Key.
Khách hàng sử dụng API Key này để:
- Kết nối Easy Invoice trên hệ thống GoHost
- Bắt đầu sử dụng tính năng xuất hoá đơn trực tiếp từ GoHost
Toàn bộ hoá đơn đã xuất có thể:
- Tra cứu
- Kiểm tra trạng thái
- Thực hiện điều chỉnh giảm hoặc thay thế (nếu có sai sót)
tại hệ thống Easy Invoice.
7. Lưu ý về thời điểm và giá trị xuất hoá đơn
Khách hàng cần làm việc trực tiếp với cơ quan thuế để được hướng dẫn cụ thể về các vấn đề:
- Thời điểm xuất hoá đơn (tại thời điểm thanh toán hay trả phòng)
- Giá trị xuất hoá đơn thuế (đã bao gồm hay chưa bao gồm hoa hồng nền tảng)
-